Mitbestimmung beim Desk-Sharing

Möglichkeiten für den Betriebsrat

Die Einführung von “Desk-Sharing” löst umfassende Beteiligungsrechte des Betriebsrats aus. Die Beteiligungsrechte (Mitbestimmung) können insbesondere aus §§ 87 Abs. 1 Nr. 1, Nr. 6, Nr. 7, 111 Satz 3 Nr. 4, 5, und 112 BetrVG resultieren. Der Betriebsrat sollte daher schon aus Akzeptanzgründen frühzeitig eingebunden werden.

Unabhängig von oben genannten Mitbestimmungsrechten muss der Arbeitgeber beim Desk-Sharing Beteiligungsrechte des Betriebsrats (frühzeitig) berücksichtigen. So hat er gem. § 80 Abs. 2, § 90 Abs. 1 Nr. 4 und § 90 Abs. 2 BetrVG den Betriebsrat frühzeitig (rechtzeitig, umfassend und vollständig!) über ein entsprechendes Vorhaben zu unterrichten und mit ihm zu beraten.

Ebenso besteht bereits aus § 92a BetrVG für den Betriebsrat die Möglichkeit, dem Arbeitgeber Vorschläge zu machen und sein Beratungsrecht gegenüber dem Arbeitgeber wahrzunehmen.

Arbeitsrechtliche Anforderungen

Arbeitsrechtliche Anforderungen, wie

  • Arbeitszeiten,
  • Arbeitsschutz und
  • Datenschutz

müssen bei der Einführung von Desk-Sharing sorgfältig berücksichtigt werden.

Arbeitszeitregelungen müssen so gestaltet werden, dass die Flexibilität des Desk-Sharing nicht zu einer Überlastung der Mitarbeiter führt und ihre Work-Life-Balance gewahrt bleibt. Der Schutz der Privatsphäre der Mitarbeiter und die Einhaltung des Datenschutzes sind ebenfalls von zentraler Bedeutung, da bei Desk-Sharing oft persönliche Daten im Zusammenhang mit der Arbeitsplatznutzung erfasst werden.

Die erfolgreiche Implementierung von Desk-Sharing erfordert daher nicht nur die enge Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat, sondern auch eine sorgfältige Prüfung und Anpassung der arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen.

Unternehmen sollten sicherstellen, dass die Einführung von Desk-Sharing im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben und den Rechten der Arbeitnehmer steht. Eine transparente Kommunikation und die Berücksichtigung der Bedenken der Mitarbeiter sind dabei entscheidend, um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten und die Akzeptanz für das Konzept zu fördern.

Individualrechtlich ist Desk-Sharing unproblematisch: Es gibt seitens der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf einen festen, “eigenen” zugewiesenen Schreibtisch.

Unter Umständen ist der Arbeitnehmer über die sich durch das Desk-Sharing ergebende Veränderung in seinem Arbeitsbereich nach § 81 Abs. 2 BetrVG vom Arbeitgeber jedoch rechtzeitig vorab zu informieren.

Unterrichtungs- und Beratungsrechte

Grundsätzlich hat der Arbeitgeber den Betriebsrat über die Einführung von Desk-Sharing nach § 90 BetrVG zu unterrichten und mit dem Betriebsrat zu beraten. Dieses Beteiligungsrecht stellt sicher, dass der Betriebsrat eigene Vorstellungen und aus seiner Sicht sinnvolle Änderungen einbringen und diese mit dem Arbeitgeber besprechen kann. Um das vom Gesetz vorgegebene Ziel zu erreichen, hat die Information vor dem Abschluss der Planungen zu erfolgen.

Der Wortlaut des § 90 I Nr. 4 BetrVG „Planung der Arbeitsplätze“ meint zunächst den Raumbedarf beim Arbeiten, die Arbeitssitze und die Stühle, die Höhe der Arbeitsfläche usw. Eine Zuweisung der Mitarbeiter zu einzelnen Arbeitsplätzen oder in bestimmte Arbeitsbereiche ist vom Wortlaut nicht umfasst. Dennoch legte das LAG Sachsen[1] die Norm erweiternd so aus, dass auch die Zuweisung von Mitarbeitern auf bestehende Arbeitsplätze umfasst sei, wenn hierdurch z.B. die Desk-Sharing-Quote betroffen sein oder im Ergebnis eine Überbelegung des Raumes entstehen könnte. Dann gehe es auch um die Organisation im Sinne der Bereitstellung von Arbeitsplätzen.

In der fehlenden Unterrichtung sieht das Gericht einen groben Verstoß i.S.d. § 23 III BetrVG.

Der Betriebsrat kann auch nach § 91 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht haben, denn durch die Änderung des Arbeitsplatz oder des Arbeitsablaufs können Arbeitnehmer in besonderer Weise belastet sein. Kommt eine Einigung nicht zustande, so entscheidet die Einigungsstelle.

[1] LAG Sachsen, vom 10.01.2023, 2 TaBV 1/21

Desk-Sharing als Betriebsänderung

Das Stichwort „neue Arbeitsmethode“ führt zu einem ersten Beteiligungsrecht, dass in den § 111 BetrVG geregelt ist. Dass Desk-Sharing eine Form der Betriebsänderung sein kann, ist nicht von vornherein ausgeschlossen. Hier kommt es maßgeblich auf die Ausgestaltung an. In einem Beschluss des Arbeitsgerichts Frankfurt aus dem Jahr 2003[1] stellte es fest,

  • dem Betriebsrat stehe ein Unterlassungsanspruch gegen die Einführung von Desk-Sharing zu, solange keine ordnungsgemäße Betriebsratsbeteiligung erfolgte.

Die Einführung von Desk-Sharing kann eine Betriebsänderung nach § 111 S. 3 Nr. 4 und / oder 5 BetrVG darstellen. Ein umfangreicher Umbau der Büroräume ist eine grundlegende Änderung der Betriebsanlagen nach § 111 S. 3 Nr. 4, Nr. 5 BetrVG und auch die tägliche „Suche“ nach einem freien Arbeitsplatz kann eine grundlegend neue Arbeitsmethode darstellen.

Diese Entscheidung kann jedoch nicht verallgemeinert werden, denn das Arbeitsgericht Frankfurt entschied im Eilrechtsschutz. Es erfolgte lediglich eine summarische und damit überschlägige Prüfung.

Das Bundesarbeitsgericht entschied diese Frage noch nicht konkret.

Betriebsänderung Ja oder Nein wird sich an der spezifischen konkreten Planung und Umsetzung entscheiden.

[1] Arbeitsgericht Frft, vom 8. Januar 2003 – 2 BVGa 587/02

Desk-Sharing als Versetzung

Da die Mitarbeiter jeden Morgen einen neuen Arbeitsplatz suchen müssen, könnte ein Betriebsrat auf die Idee kommen, dass es sich um eine mitbestimmungspflichtige Versetzung handelt.

Voraussetzungen einer zustimmungspflichtige Versetzung:

  • Zuweisung eines anderen Arbeitsbereichs
  • für die Dauer von mindestens einem Monat und mehr oder
  • verbunden mit erheblichen Änderungen der Arbeitsumstände.

Für die Frage, ob eine erheblichen Änderungen der Arbeitsumstände eines Arbeitnehmers und ihre Einordnung in den Arbeitsablauf des Betriebs eintritt, spielt die Reichweite der Verlagerung betrieblicher Einheiten innerhalb des Betriebes ohne sonstige Änderungen der betrieblichen Strukturen keine ausschlaggebende Rolle. Bei den Änderungen der Arbeitsumstände ist eine Prüfung der konkreten betrieblichen Umstände erforderlich.

Allein die räumliche Verlagerung ist keine mitbestimmungspflichtige Versetzung.[1]

Das Gesamtbild der Tätigkeit verändert sich durch die Suche nach einem freien Schreibtisch nicht. Die Tätigkeit und der Ort bleiben unverändert, nur die Schreibtischnutzung ist nicht mehr exklusiv. Unten diesen Bedingungen liegt keine Versetzung im betriebsverfassungsrechtlichen Sinne vor und eine Betriebsratsbeteiligung scheidet aus.

Ob individualrechtliche eine Versetzung in einen Desk-Sharing-Bereich möglich ist muss die konkrete Prüfung der Arbeitsverträge ergeben.

[1] BAG, vom 17.11.2021, Aktz. 7 ABR 18/20

Einführung von Desk-Sharing

Der Betriebsrat hat bei der Einführung von Desk-Sharing Beteiligungsrechte gemäß § 87 BetrVG. Insbesondere hat er ein Mitbestimmungsrecht bei der Festlegung der Grundsätze der Arbeitsplatzgestaltung und der Arbeitsumgebung sowie bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Arbeitnehmer eingesetzt werden sollen.

§ 87 Abs. 1 BetrVG

Spannend ist die Frage, ob Arbeitgeber Betriebsräte nach § 87 Abs. 1 BetrVG bei der Einführung von Desk-Sharing zu beteiligen haben. Das Mitbestimmungsrechte nach § 87 Abs. 1 BetrVG beim Desk-Sharing-Konzepts entscheidet sich nach der Ausgestaltung.

Zwar können Arbeitgeber ihren Beschäftigten im Rahmen ihres Weisungsrechts gemäß § 106 Gewerbeordnung täglich einen anderen Arbeitsplatz zuweisen, sofern sie dabei die Grenzen des billigen Ermessens einhalten, so das Landesarbeitsgericht Rheinland-Pfalz.[1] Jedoch ist es nach einer Entscheidung des Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg[2] durch das Weisungsrecht des Arbeitgebers nicht gedeckt, die Tätigkeit im Homeoffice einseitig anzuordnen. Desk-Sharing setzt voraus, dass nicht alle Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zu den von ihnen gewünschten Zeiten im Büro arbeiten können. Das Modell funktioniert daher nur, wenn die Zahlen der Mitarbeiter, die im Homeoffice oder mobil arbeiten und die Teilnehmer am Desk-Sharing-Konzept koordiniert werden. Bereits damit ist der Betriebsrat im Spiel!

 

Die Einführung von Desk-Sharing ist eine unternehmerische Entscheidung und regelt die Benutzung der Betriebsmittel. Damit konkretisiert Desk-Sharing die Arbeitspflicht und unterfällt dem mitbestimmungsfreien Arbeitsverhalten. Aber das LAG Düsseldorf[1] hat hierzu entschieden, dass die Weisung an den Arbeitnehmer, sich einen Arbeitsplatz zu suchen, dem Arbeitsverhalten zuzuordnen ist und damit nicht der Mitbestimmung gem. § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG unterfällt.

Zitat: “Obgleich hier wie auch hinsichtlich aller übrigen in Betracht kommenden Mitbestimmungsrechte zum “Desk-Sharing” bislang keine höchstrichterliche Rechtsprechung vorliegt, spricht jedenfalls unter Auswertung der bisherigen Rechtsprechung des BAG einiges dafür, dass die Grundsatzentscheidung einer nicht mehr individuellen Zuordnung der Arbeitsplätze und die Anordnung, sich in der Teamzone einen freien Arbeitsplatz zu suchen oder bei vollständiger Belegung durch den Vorgesetzten zuweisen zu lassen, in untrennbarem Zusammenhang mit der Erbringung der Arbeitsleistung steht und Voraussetzung für deren ordnungsgemäße Erbringung ist, sodass sie nicht dem mitbestimmtem Ordnungsverhalten zuzuordnen ist.”

Auch bei der Einführung einer Clean-Desk-Policy Regelung zur Lagerung und zum Handling privater Gegenstände am Arbeitsplatz und die Aufforderung den ihnen zur Verfügung gestellten Arbeitsplatz so zu hinterlassen, dass dieser danach für andere Arbeitnehmer ohne weitere Vorbereitungsmaßnahmen nutzbar ist, handelt es sich um eine Frage der betrieblichen Ordnung, so dass dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG zusteht.

[1] LAG Düsseldorf, vom 09. Januar 2018, Aktz. 3 TaBVGa 6/17, Seite 20, vgl. auch BAG, vom 25. September 2012, Aktz. 1 ABR 50/11

[1] LAG Rheinland, vom 13. Mai 2020, Aktz. 7 Sa 380/19

[2] LAG Berlin-Brandenburg, vom 14.November 2018, Aktz. 17 Sa 562/18

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

Ein Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 kann dann bestehen, wenn mit der Einführung von Desk-Sharing eine App (Buchungs- oder Belegungs-Tool) verbunden ist und mit dieser App auch die Leistung und das Verhalten der Mitarbeiter kontrolliert werden könnte.  

Ist dies jedoch technisch ausgeschlossen, fällt auch dieses Mitbestimmungsrecht weg. Aber … wie soll die Nutzung ohne Nutzung von Technik möglich sein?  Zur optimalen Gestaltung des Desk-Sharing nutzen Unternehmen daher Buchungstools zur Verteilung der Arbeitsplätze. Wenn und soweit über dieses Tool Verhalten und Leistung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu kontrollieren ist, steht dem Betriebsrat auch nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht zu.

Und konkret vor Ort z. B.: Nach Beendigung der Arbeit sind betriebliche Unterlagen vom Schreibtisch zu entfernen, falls dieser am darauffolgenden Tag durch andere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen genutzt wird. Soweit erforderlich sollten – gesicherte – Ablagen und Behältnisse zur Aufbewahrung von Korresponden und Materialien zur Verfügung gestellt werden.

§ 87 Abs. 1 Nr. 7 BetrVG

Auch bei Desk-Sharing gilt § 3a Abs. 1 S. 1 Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV): Gesundheitsgefährdungen für Arbeitnehmer sind zu vermeiden.

Deshalb müssen Arbeitgeber zunächst eine Gefährdungsbeurteilung nach § 3 ArbStättV vornehmen: So sind beispielsweise ergonomische Anforderungen zu bestimmen und HR muss darauf achten, dass die Gestaltung der Arbeitsplätze den Anforderungen an verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genügen. Teilen sich Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen Arbeitsplatz, werden Arbeitsmittel wie PC, Maus, Tastatur und Headset unter Umständen von mehreren Personen verwendet. Gemäß § 4 Abs. 2 ArbStättV ist deshalb sicherzustellen, dass die Arbeitsplätze regelmäßig gereinigt werden und den hygienischen Anforderungen genügen.

§ 87 Abs. 1 Nr. 14 BetrVG

Da das Konzept des Desk-Sharing die Einführung und Ausgestaltung mobiler Arbeit, insbesondere im Homeoffice, voraussetzt, besteht ein Mitbestimmungsrecht des Betriebsrats nach § 87 Abs 1 Nr. 14 BetrVG. Die konkrete Umsetzung der Desk-Sharing-Organisation muss mit den Betriebsvereinbarung (en) zu Home-Office und /oder Mobiles Arbeiten und /oder Telearbeit verbunden werden.

Desk Sharing: Vor- und Nachteile

Einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation zufolge besteht ein Zusammenhang zwischen der Büroumgebung und der Motivation und Leistung von Mitarbeitenden. Die mittels Desk Sharing ermöglichte individuelle Entscheidungs- und Gestaltungsfreiheit kann demnach zum Wohlbefinden von Mitarbeitenden beitragen. Nichtsdestotrotz sollte das Desk-Sharing-Konzept nicht als Universalstrategie verstanden werden. Die Abwägung sämtlicher Pro- und Kontra-Argumente vor der Einführung hilft Unternehmen dabei, eine realistische Einschätzung bezüglich der Umsetzung von Desk Sharing vorzunehmen.

Mögliche Vorteile von Desk-Sharing

Mögliche Nachteile von Desk-Sharing

Kreatives und kollaboratives Arbeiten

Durch die ständig wechselnde Sitzplatznachbarschaft können mitunter Kontakte zu Kollegen verschiedenster Fachbereiche entstehen. Die Chance auf einen regen Austausch kann kreative Ideen und neue Sichtweisen ermöglichen.

à Voraussetzung ist, dass Kommunikation durch die Gestaltung des Desk-Sharing-Bereichs gefördert wird.

Zusätzlicher Zeitaufwand

Die tägliche Suche nach einem freien Arbeitsplatz oder das Buchen über entsprechende Software kostet Extrazeit, die bei festen Arbeitsplätzen zugunsten der eigentlichen Aufgaben genutzt werden würde.

à Eine gute technische Lösung kann das vermeiden.

Höhere Produktivität

Es gibt Menschen, die unter den Bedingungen (Umgebung, Sichtbarkeit) des Desk-Sharing produktiver Arbeiten.

à Freiwilligkeit und Wechsel wären dabei unterstellt.

Geringere Produktivität

Wechselnde Arbeitsplätze, Störungen durch das Umfeld und geringere Privatsphäre können die Produktivität der Beschäftigten deutlich reduzieren.

à Freiwilligkeit und Feedbacksysteme können das Risiko verringern.

Erhebliche Kosten- und Platzersparnis

Durch eine verringerte Anzahl von Arbeitsplätzen werden Ressourcen eingespart, die anderweitig verwendet werden können.

à erheblich durch Einsparung von Büroraum!

Sinkender Teamzusammenhalt

Durch flexible Arbeitsplätze werden Teams unter Umständen räumlich getrennt und der Zusammenhalt geschwächt.

à ausgleichende Maßnahmen sind erforderlich.

Mehr Selbstbestimmung und -organisation

Desk Sharing läuft nur dann stressfrei, wenn die Beteiligten ein gewisses Maß an Selbstorganisation zeigen. Mitarbeitende können ihre Fähigkeit, sich selbstständig zu organisieren und die eigene Arbeit räumlich sowie zeitlich effektiv zu planen, verbessern.

à Der Wunsch danach ist sehr unterschiedlich.

Erhöhter Stressfaktor

Die Suche nach einem verfügbaren Sitzplatz und stets wechselnde Sitzpartner können das Stresslevel mancher Angestellten erhöhen. Auch könnten sich einige der neuen Tischnachbarkombinationen in der Praxis als „inkompatibel“ erweisen.

à Stichwort: Psychische Belastungen

Gleichberechtigung

Grundsätzlich stehen allen Mitarbeitenden die gleichen Wahlmöglichkeiten offen, was die Lage und Ausstattung des Sitzplatzes angeht – und zwar unabhängig von Rang und Namen. Dies trägt zu einem gerechten Arbeitsklima bei.

à Wenn es denn so organisiert wird.

Anforderungen an Barrierefreiheit

Für körperlich eingeschränkte Mitarbeitende ist Desk-Sharing nur sehr eingeschränkt oder gar nicht geeignet.

à Ggf. Ausrüstung spezieller Arbeitsplätze notwendig


Einen weiteren Vergleich Vor- und Nachteile finden sie hier bei Kursfinder.

Tipps: Desk Sharing auf lange Sicht harmonisch gestalten

Ein neues Arbeitsmodell einzuführen und aufrechtzuerhalten, ist kein Selbstläufer. Damit das Konzept Desk Sharing nachhaltig funktioniert, bietet es sich an, Desk-Sharing-Regeln zu etablieren.

Die folgenden Regeln tragen dazu bei, Unmut und Konflikte unter Kollegen zu vermeiden und eine harmonische Arbeitsatmosphäre aufrechtzuerhalten:

  • Mitsprache der Mitarbeitern und dem Betriebsrat bei der Gestaltung des Desk-Sharing: Mitarbeiter, die bei so wesentlichen Veränderungen Ihres Arbeitsumfeldes nicht „mitgenommen“ werden, werden die Einführung und Umsetzung des neuen Arbeitskonzeptes behindern. Regelungen mit dem Betriebsrat erhöhen die Akzeptanz der Betroffenen nachhaltig.
  • Schaffen Sie Raum für persönliche Gegenstände oder Arbeitsmaterial, Werkzeuge: Für Desk-Sharing ist es wichtig saubere und minimalistische Arbeitsplätze zu haben. Dennoch benötigen die Mitarbeiter die Möglichkeit private bzw. persönliche Gegenstände mitzunehmen und aufbewahren zu können. Stellen Sie dafür Spinde, Rollcontainer oder Regalfächer zur Verfügung.
  • Clean Desk Policy: Mitarbeitende sind dazu angehalten, ihren Arbeitsplatz nach Arbeitsende aufgeräumt und sauber zu hinterlassen.
  • Richten Sie ein Desk-Sharing-Service ein: Bei flexiblen Arbeitsplätzen fühlt sich niemand für die Büromaterialien verantwortlich. Um Ärger zu vermeiden (fehlendes Büromaterial am Arbeitsplatz, Schäden) lassen sie die Arbeitsplätze täglich durch einen Service prüfen und ggf. aufrüsten und/oder instand setzten.
  • Zeitlich geregelte Platzverteilung: Zugunsten einer besseren Planung ist es von Vorteil, Mitarbeitende dazu anzuhalten, die Buchung des Arbeitsplatzes bis zu einem vorab festgelegten Zeitpunkt vorzunehmen.
  • Verhalten während Meetings und Pausen: Ergänzend zur Clean Desk Policy kann beispielsweise vereinbart werden, dass der Arbeitsplatz auch während längerer Meetings geräumt wird.
  • Einrichtung eines Feedbacksystems: Um Konflikten vorzubeugen und an einer ständigen Verbesserung arbeiten zu können ist ein wirksames Feedbacksystem notwendig.

Regeln für ein erfolgreiches Desk-Sharing-Projekt finden Sie u. a. hier.

Betriebsvereinbarung

Damit ein Unternehmen Desk-Sharing einführen kann, ist eine Betriebsvereinbarung mit dem Betriebsrat erforderlich. In dieser Betriebsvereinbarung müssen die Bedingungen für die Einführung von Desk-Sharing festgelegt werden.

Dazu gehören beispielsweise:

  • Zielbestimmung des Desk-Sharing
  • Betriebsstörung
  • Anzahl der Arbeitsplätze und Verfügbarkeit
  • Festlegung von Desk-Sharing-Arbeitstagen
  • Zuteilungsverfahren der Arbeitsplätze
  • Konfliktregelung (Freiwilligkeit)
  • Anspruch der Mitarbeiter auf Anwesenheit, Abwesenheit, Freiwilligkeit, Rückkehr
  • Qualifizierung
  • Arbeitszeiten der Mitarbeiter
  • Arbeitsplatzgestaltung und Ausstattung
  • Gefährdungsbeurteilung
  • Datenschutz und Überwachung
  • Regelungen zur Reinigung und Wartung
  • Mindestanwesenheit im Betrieb
  • Sicherstellung der Kommunikation
  • Sicherstellung der beruflichen Entwicklungsmöglichkeiten
  • Beschwerdeverfahren
  • Überprüfung der Ziele (PCDA – Prozess)

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