Protokoll Betriebsratssitzung

Betriebsräte legen für jede Verhandlung des Betriebsrats eine Sitzungsniederschrift bzw. ein Sitzungsprotokoll, weil dies verpflichtend ist. Die Protokolle (= Sitzungsniederschrift Betriebsrat) sind der Nachweis über ordnungsgemäße und rechtsgültig getroffene Beschlüsse. Was das Betriebsratsprotokoll enthalten muss, wer für die Protokollführung zuständig ist, von wem es unterschrieben werden muss, etc. erfahren Sie in diesem Beitrag – Beispiel Protokoll inklusive! 

Wie ist die gesetzliche Grundlage?

Die Regeln für das Protokoll der Betriebsratssitzung sind im § 34 BetrVG formuliert

Welche Inhalte umfasst das Protokoll zur Betriebsratssitzung?

Das Betriebsratsprotokoll muss die gesamte Sitzung wiedergeben und umfasst i.d.R. die folgenden Inhalte: 

  • Tagesordnung, 
  • Anwesenheitsliste, mit eigenhändigem Eintrag jedes Teilnehmers, 
  • gefasste und auch abgelehnte Beschlüsse in ihrem Wortlaut, (ggf. zusammenfassend den Verlauf der Verhandlung (Diskussion im Betriebsrat)) 
  • Abstimmungsergebnis zu den Beschlüssen (dafür, Enthaltungen, dagegen) 
  • Datum und Uhrzeit von Beginn und Ende der Sitzung 
  • Unterschrift des Betriebsratsvorsitzenden und einem weiteren Betriebsratsmitglied.
Neben dem unterschriebenen Sitzungsprotokoll muss dem Protokoll eine Anwesenheitsliste beigefügt werden und jeder Teilnehmer muss sich in die Liste eigenhändig eintragen. Verlassen einige Teilnehmer die Sitzung früher oder sind nur bei bestimmten Tagesordnungspunkten anwesend (z. B. Arbeitgeber, Sachverständige, Gewerkschaftsbeauftragte), muss die Anwesenheit mit dem genauen Zeitraum notiert werden.
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Protokoll Betriebsratssitzung Vorlage

Wer schreibt das Protokoll?

Das Protokoll wird meistens von einem Schriftführer bzw. einer Schriftführerin geführt, der/die für die gesamte Protokollführung verantwortlich ist. Gewählt wird der Schriftführer mithilfe eines ordentlichen Beschlusses  und nicht per Bestimmung durch den Vorsitzenden. In einigen Betriebsräten wird die Rolle als Schriftführer nicht an ein einzelnes Betriebsratsmitglied vergeben, sondern eine Regelung darüber getroffen, wer wann Protokoll führt. Um rechtssichere Protokolle zu erstellen, ist es allerdings ratsam einen Schriftführer (und einen Ersatz) zu bestimmen und diesen schulen zu lassen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Sitzungsniederschriften rechtssicher erstellt werden. Beim Vorsitzenden  liegt die alleinige Verantwortung für das ordnungsgemäße Verfassen des Protokolls. Bei großen Gremien gibt es häufig auch ein eigenes Sekretariat, sodass auch eine Schreibkraft, die nicht dem BR angehört, das Protokoll erstellen kann.

Wer unterschreibt das Protokoll?

Der Betriebsratsvorsitzende sowie ein weiteres Betriebsratsmitglied unterschreibt das Protokoll (§ 34 Abs. 1 BetrVG). 

Wer darf das Protokoll einsehen?

Jedes Betriebsratsmitglied darf das Protokoll zu jeder Zeit einsehen, aber Ersatzmitglieder haben diesen Ansprich nicht. Einen Anspruch auf Kopien haben die Betriebsratsmitglieder nicht, sofern eine Geschäftsordnung nichts anderes regelt.

Darf der Arbeitgeber die Sitzungsniederschrift einsehen?

Der Arbeitgeber erhält nur Zugang zum Protokoll, wenn er an der Sitzung teilgenommen hat. In diesem Fall erhält er eine Niederschrift des Protokolls. Ist der Arbeitgeber nur bei einzelnen Tagesordnungspunkten anwesend, wird nur dieser Teil des Protokolls als Niederschrift an den Arbeitgeber ausgehändigt. Der Arbeitgeber kann einen Auszug von der Niederschrift demnach nur verlangen, wenn er an der Sitzung teilgenommen hat (Teilkopie). Gleiches gilt auch, wenn ein Beauftragter der Gewerkschaft an der Sitzung teilgenommen hat. Nehmen Arbeitgeber oder Gewerkschaftsbeauftragte nicht an der Sitzung teil, erhalten Sie keinen Zugang zum Protokoll!

Bis wann muss das Sitzungsprotokoll erstellt werden?

Es gibt keine Frist für das Verfassen des Protokolls, aber es macht Sinn das Protokoll so schnell wie möglich zu erstellen. Es kann in der Geschäftsordnung geregelt werden, bis zu welchem Zeitpunkt das Protokoll vorliegen muss. 

Dürfen Protokolle nachträglich verändert werden?

Nein. Einwendungen gegen die Niederschrift sind unverzüglich schriftlich zu erheben und sie sind der Niederschrift beizufügen (in jedem Fall). Nach der Unterzeichnung des Protokolls darf es nicht mehr geändert werden, sodass es bei Fehlern neu verfasst und neu unterschrieben werden muss. Einwände können nur dann von Betriebsratsmitgliedern, Arbeitgeber oder Gewerkschaft kommen, wenn sie an der Betriebsratssitzung zu diesem Punkt teilgenommen haben.

Welche Besonderheiten gibt es bei Sitzungsniederschriften für digitale Betriebsratssitzungen?

Ist die Möglichkeit einer Video- oder Telefonkonferenz in der Geschäftsordnung des Betriebsrats verankert, können die Betriebsratssitzungen auch digital stattfinden. Wie bei den Sitzungen mit physischer Anwesenheit werden auch in digitalen Sitzungen Protokolle und Anwesenheitslisten geführt. Die Anwesenheit wird in Textform (z. B. E-Mail) bestätigt. Eine Aufzeichnung der digitalen Sitzung anstelle eines Protokolls ist nicht gestattet (§ 129 Abs. 1 S. 2 BetrVG)!

Wie lange muss das Sitzungsprotokoll aufbewahrt werden?

Eine Aufbewahrungsfrist ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber es macht Sinn die Sitzungsniederschrift Betriebsrat so lange aufzubewahren, wie sie rechtlich relevant sein können. Aufgehoben werden sollten insb. Beschlüsse über wichtige Fragen und Regelungen, die Bestand haben (Betriebsvereinbarungen).

Welche Protokolle müssen außerdem erstellt werden?

Betriebsratsprotokolle müssen in jeder Verhandlung des Betriebsrats niedergeschrieben werden. Hierzu zählen: 

  • alle Betriebsratssitzungen (§34 BetrVG) 
  • Ausschüsse (§27 BetrVG) 
  • Gremien (§ 28 BetrVG) 
  • Arbeitsgruppen (§ 28a BetrVG) 
  • Verhandlungen von:
    • Gesamtbetriebsrat (§ 51 BetrVG) 
    • Konzernbetriebsrat (§59 BetrVG) 
    • JAV (§ 65 BetrVG) 

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